ViDA og fremtidens fakturering

EUs reform om VAT in the Digital Age (ViDA) vil innføre nye krav til elektronisk fakturering og digital mva-rapportering. De viktigste endringene for grensekryssende B2B-handel mellom EU-land trer i kraft 1. juli 2030. Allerede nå er det derfor fornuftig å gå gjennom egne fakturadata og rutiner. I Ropo følger vi utviklingen og forbereder oss på hvordan de nye kravene vil påvirke Ropo One®-plattformen og våre faktureringstjenester.

I denne artikkelen går vi gjennom:

ViDA er EUs svar på behovet for mer samordnede regler for digital mva-rapportering. Flere medlemsland har allerede innført egne krav til e-fakturering og digital rapportering, som har gitt ulike nasjonale løsninger og mer administrativt arbeid, særlig for virksomheter som opererer i flere EU-land. Med ViDA etableres et felles europeisk rammeverk som skal harmonisere kravene og gjøre handel på tvers av landegrensene enklere.

Gode fakturadata og effektiv behandling er avgjørende for en velfungerende fakturaflyt. Dette blir enda viktigere når EU nå moderniserer mva-systemet gjennom ViDA.

Reformen skal redusere mva-svindel og forenkle mva-administrasjonen. Dette skal blant annet skje gjennom digital rapportering, oppdaterte regler for plattformøkonomien og tiltak som reduserer behovet for mva-registrering i flere EU-land. Regelverkspakken ble vedtatt i mars 2025, og endringene innføres gradvis.

ViDA består av tre hovedområder: digitale rapporteringskrav (Digital Reporting Requirements, DRR), nye regler for plattformøkonomien og enklere mva-registrering gjennom en felles registreringsordning (Single VAT Registration).

For Ropo er det særlig kravene til digital rapportering (DRR) som er relevante. Disse knytter digital mva-rapportering tettere sammen med strukturert e-fakturering. Nedenfor går vi gjennom hva som er vedtatt, hvilke detaljer som fortsatt skal avklares, og hvordan virksomheter kan begynne å forberede seg.

ViDA kort forklart

Hva er ViDA?

VAT in the Digital Age (ViDA) er en EU-reform av mva-regelverket. Målet er å redusere mva-svindel og forenkle administrasjonen gjennom økt digitalisering. Regelverkspakken ble vedtatt i mars 2025 og innføres trinnvis.

Hva betyr ViDA for fakturering?

For transaksjonene som omfattes av regelverket, innføres krav om strukturerte e-fakturaer basert på den europeiske standarden og digital mva-rapportering på transaksjonsnivå.

Hvem blir berørt, og når?

Virksomheter som driver grensekryssende B2B-handel med varer eller tjenester mellom EU-land, og som omfattes av reformen, blir berørt fra 1. juli 2030.

Hva er fortsatt uavklart?

Praktiske løsninger for rapportering, teknisk gjennomføring og nasjonale tilpasninger skal avklares gjennom videre arbeid på EU-nivå og nasjonal lovgivning i medlemslandene.

Hva kan virksomheter gjøre allerede nå?

Start med å undersøke om endringene i ViDA gjelder for virksomheten. Gå deretter gjennom kvaliteten på fakturadataene, hvor raskt fakturaene behandles, og hvordan systemer og ansvarsområder er organisert.

Hva er allerede vedtatt?

Fra 1. juli 2030 blir elektronisk fakturering og digital mva-rapportering på transaksjonsnivå obligatorisk for grensekryssende B2B-transaksjoner med varer og tjenester innenfor EU som omfattes av reformen.

Fakturaene må følge den europeiske standarden for elektronisk fakturering, EN 16931. Nødvendige fakturadata skal rapporteres til skattemyndighetene tilnærmet i sanntid. For de aktuelle transaksjonene erstatter dette dagens periodiske oppgaver over grensekryssende vare- og tjenestehandel (recapitulative statements).

Reformen innebærer også kortere frister for fakturering. Fra 1. juli 2030 skal fakturaer for de aktuelle transaksjonene som hovedregel utstedes innen ti dager etter at varen er levert eller tjenesten er utført. Påkrevde salgsdata skal rapporteres til skattemyndighetene når fakturaen utstedes, eller senest når den skulle ha vært utstedt.
Det blir dermed viktig at informasjonen overføres raskt mellom systemene og tjenestene som inngår i fakturaflyten.

For virksomhetenes faktureringsprosesser betyr det at kvaliteten og tilgjengeligheten på fakturadata blir enda viktigere. Strukturerte e-fakturaer gjør det mulig å behandle informasjon automatisk, men det forutsetter at opplysningene er korrekte gjennom hele fakturaprosessen.

Kortere frister stiller også større krav til effektive og automatiserte rutiner. Virksomheter bør undersøke om fakturadata blir generert og overført mellom systemene raskt nok til at både fakturering og tilhørende rapportering kan gjennomføres innen fristene.

Det er leverandøren som har plikt til å rapportere de nødvendige opplysningene tilnærmet i sanntid. Medlemslandene kan imidlertid selv bestemme om kjøperen også skal ha rapporteringsplikt. De praktiske forpliktelsene vil derfor også avhenge av nasjonal gjennomføring.

Hva gjenstår å avklare?

EU-kommisjonen skal fortsatt utarbeide ytterligere gjennomføringsbestemmelser og veiledning. Det arbeides også med de tekniske spesifikasjonene for digital rapportering. En ny versjon av den europeiske e-faktureringsstandarden EN 16931, som tar høyde for kravene i ViDA, ble publisert i mars 2026. Det er imidlertid ventet ytterligere en oppdatering av standarden senere i år.

Det er også viktig å skille mellom EU-kravene til grensekryssende handel og kravene som gjelder innenlands. Medlemslandene kan selv velge å innføre krav om e-fakturering og digital rapportering for innenlandske transaksjoner, men ViDA pålegger dem ikke å gjøre det.

Eksisterende nasjonale systemer for digital rapportering i enkelte medlemsland må imidlertid tilpasses ViDA-rammeverket innen 1. januar 2035.

For virksomheter som opererer i flere land, betyr dette at man må ta hensyn til både det felles europeiske regelverket og kravene som gjelder i hvert enkelt marked.

Norge er ikke medlem av EU og omfattes derfor ikke av ViDAs krav til digital mva-rapportering på samme måte som EU-landene. Den europeiske standarden for e-fakturering er imidlertid også relevant i Norge, der Peppol-nettverket er mye brukt til elektronisk fakturering. Fakturaer som utveksles gjennom Peppol, må følge den europeiske e-faktureringsstandarden. Endringer i standarden vil dermed også få betydning for e-fakturaer som brukes i Norge.

Hva kan virksomheter gjøre allerede nå?

Det er mulig å starte forberedelsene ved å gå gjennom dagens faktureringsprosesser. Å begynne med disse områdene er et godt utgangspunkt:

Undersøk om virksomheten omfattes av ViDA. Finn ut om dere driver med grensekryssende B2B-handel med varer eller tjenester mellom EU-land.
Gå gjennom kvaliteten på fakturadataene. Kontroller at kundeopplysninger, mva-identifikasjonsnumre, transaksjonsdatoer og annen nødvendig fakturainformasjon er korrekt og tilgjengelig.
Vurder faktureringsprosessene og graden av automatisering. Identifiser manuelle oppgaver og forsinkelser som kan påvirke fakturering og rapportering innenfor de nye fristene. Undersøk også om dagens løsninger kan behandle og overføre nødvendige data raskt nok.
Avklar systemer og ansvarsområder. Skaff oversikt over hvordan fakturadata beveger seg mellom ulike systemer, og hvem som har ansvar for datakvalitet, fakturering og rapportering til skattemyndighetene.
Følg med på endringer i e-faktureringsstandarden. Oppdateringer av den europeiske standarden EN 16931 kan også påvirke innenlandsk e-fakturering dersom virksomheten bruker fakturaer som følger standarden. Sørg for at programvareleverandøren kjenner til endringene og forbereder seg på dem.

Forberedelser til ViDA handler ikke bare om mva. Endringene berører også fakturadata, systemer, automatisering og hvordan informasjon flyter gjennom faktureringsprosessen. Det krever derfor samarbeid mellom fagmiljøene innen skatt, økonomi og IT.

Disse tiltakene gir virksomheten et bedre utgangspunkt for å planlegge kommende endringer. Samtidig kan arbeidet bidra til bedre automatisering og kontroll over dagens faktureringsprosesser.

Når dere skal vurdere hvilke krav som gjelder for virksomheten, bør dere ta utgangspunkt i informasjon og veiledning fra EU-kommisjonen og relevante nasjonale skattemyndigheter. Ved behov bør dette suppleres med råd fra egne skatterådgivere.

Hvordan vil ViDA påvirke de nordiske landene?

ViDA vil ikke få helt lik betydning i alle de nordiske landene. Finland, Sverige og Danmark er EU-medlemmer og omfattes av de felles kravene til transaksjoner mellom EU-land som faller inn under reformen. Samtidig kan hvert land ta egne beslutninger om e-fakturering og digital mva-rapportering for innenlandske transaksjoner.

Norge er ikke medlem av EU og omfattes derfor ikke direkte av ViDA. Her innføres det imidlertid egne endringer i det nasjonale regelverket for elektronisk fakturering, i samme retning som den europeiske utviklingen.

Norge

Norge er ikke medlem av EU og omfattes derfor ikke direkte av ViDA. Samtidig innfører Norge egne endringer i regelverket for elektronisk fakturering, med en utvikling i samme retning mot mer strukturert og automatisert fakturering.

Etter de nye norske reglene skal bokføringspliktige virksomheter utstede strukturerte e-fakturaer ved innenlandske B2B-transaksjoner fra 1. januar 2027, forutsatt at mottakeren kan ta imot slike fakturaer. Plikten til å kunne motta e-fakturaer skal etter planen tre i kraft 1. januar 2030.

Godkjente formater er blant annet EHF-faktura og Peppol BIS Billing.

Hva betyr dette for virksomheter? De norske kravene til e-fakturering begynner å gjelde fra 2027. Det nasjonale regelverket bidrar til å bringe norsk faktureringspraksis tettere på de europeiske standardene.

Les mer om de nye kravene til e-fakturering og hvordan være forberedt

Sverige

I Sverige er den nasjonale gjennomføringen under forberedelse. I februar 2026 startet den svenske regjeringen en utredning av hvordan ViDAs krav til e-fakturering og digital rapportering skal innarbeides i svensk lovgivning.

Utredningen skal også vurdere om kravene til e-fakturering og digital rapportering bør utvides til å omfatte innenlandske transaksjoner i Sverige. Den endelige rapporten skal etter planen leveres innen utgangen av november 2027.

Hva betyr dette for virksomheter? Kravene i ViDA for grensekryssende handel innenfor EU er allerede fastsatt. Eventuelle nye krav til innenlandsk B2B-fakturering vil derimot avhenge av hvilke beslutninger Sverige tar i det videre lovarbeidet.

Danmark

Danmark har allerede kommet langt i digitalisering av finansiell administrasjon. Elektronisk fakturering er obligatorisk ved handel med offentlig sektor, og den danske bokføringsloven har innført krav til digital bokføring og støtte for e-fakturering i virksomheter. Det finnes imidlertid foreløpig ikke noe generelt krav om e-fakturering mellom private virksomheter i Danmark.

Som EU-medlem vil Danmark omfattes av de samme ViDA-kravene til grensekryssende B2B-transaksjoner som Finland og Sverige fra 1. juli 2030. Eventuelle tilleggskrav for innenlandske transaksjoner vil avhenge av Danmarks nasjonale gjennomføring.

Hva betyr dette for virksomhetene? Danmarks eksisterende løsninger for digital bokføring og e-fakturering gir et godt utgangspunkt for de kommende endringene. ViDA vil i tillegg innføre felles EU-krav for grensekryssende B2B-handel.

Finland

I Finland vil ViDA medføre endringer i e-fakturering og mva-rapportering for grensekryssende B2B-transaksjoner innenfor EU. Virksomheter må sende og motta e-fakturaer basert på den europeiske standarden, og fakturadataene vil danne grunnlaget for den digitale mva-rapporteringen.

Den nasjonale løsningen for innenlandske transaksjoner er fortsatt under utvikling. I Finland ses ViDA i sammenheng med en større reform av den finansielle rapporteringen for virksomheter. Et nasjonalt register for finansielle data er foreslått som en sentral del av den fremtidige løsningen. Målet er å gjøre det mulig for virksomheter å rapportere finansielle opplysninger automatisk fra sine økonomisystemer.

Forberedelsesfasen er forventet å pågå frem til utgangen av 2027, og gjennomføringen vil kreve lovendringer.

En ny versjon av den europeiske e-faktureringsstandarden EN 16931 er publisert og inkluderer datakravene fra ViDAs digitale mva-rapportering. Det skal også utvikles nye versjoner av de finske e-fakturaformatene Finvoice og TEAPPSXML, slik at de samsvarer med den oppdaterte EN 16931-standarden.

Hva betyr dette for virksomheter? Selskaper som driver med grensekryssende B2B-handel innenfor EU, bør allerede nå ta høyde for de kommende kravene. For virksomheter som kun opererer i Finland, vil eventuelle nye krav til innenlandsk rapportering avhenge av hvordan landet velger å gjennomføre regelverket.

Slik forbereder vi oss i Ropo

I Ropo følger vi særlig med på hvordan ViDA vil påvirke fakturadata, fakturadistribusjon og de tekniske mulighetene i Ropo One®-plattformen. I praksis handler reformen om hvordan strukturerte fakturadata behandles og overføres mellom systemer, hvor raskt faktureringsprosessene må gjennomføres, og hvordan rapporteringen kan automatiseres.

Hvilken rolle Ropo vil få i den digitale mva-rapporteringen, avhenger av hvilke rapporteringsmodeller som velges i de enkelte landene. En mulig løsning er at en e-fakturaoperatør bruker fakturadataene til å utarbeide nødvendig rapportering og sende den videre til skattemyndighetene som en del av fakturadistribusjonen. Slike modeller er allerede testet innenfor det europeiske e-faktureringsnettverket, men de endelige løsningene vil avhenge av tekniske spesifikasjoner på EU-nivå og nasjonal lovgivning.

Vi følger derfor både arbeidet på EU-nivå og utviklingen av nasjonalt regelverk, og vurderer fortløpende hvilke konsekvenser dette får for Ropo One®-plattformen og tjenestene våre.

Etter hvert som kravene og løsningene blir mer konkrete, vil vi også kunne si mer om hvordan Ropo kan hjelpe kundene våre med å oppfylle kravene til digital rapportering.

Dersom de nye kravene fører til endringer i plattformen eller tjenestene våre, vil vi informere kundene om hva som endres, og om det er noe de må gjøre.

Virksomheter kan allerede nå begynne med å kartlegge hvordan reformen berører egen virksomhet, og gå gjennom kvaliteten på fakturadata og eksisterende prosesser. I Ropo forbereder vi oss på endringene i plattformen og tjenestene våre, med mål om å sikre en effektiv og velfungerende fakturaflyt også når kravene endres.

Artikkelen er basert på informasjon som var tilgjengelig per oktober 2026. For oppdatert og offisiell informasjon om reformen og gjennomføringen anbefaler vi å besøke EU-kommisjonens informasjonsside om ViDA og følge veiledningen fra relevante nasjonale skattemyndigheter.

Ropo er nordisk markedsleder innen fakturalivssyklus og fakturateknologi. Vi effektiviserer hele fakturaflyten og hjelper virksomheter med å samle og forenkle alle faktureringsprosesser i én helhetlig løsning. Med full oversikt i én plattform får kunder bedre kontroll, mer sømløs arbeidsflyt og bedre kundeopplevelse. Ropo har over 10 000 kunder på tvers av Norge, Sverige, Danmark og Finland.

Om Ropo