Salgsreskontro: Motoren i en effektiv fakturaflyt

Moderne fakturaprosesser handler om mer enn å bare sende fakturaer og håpe på at kunden betaler. Når fakturering, betalinger, fakturaoppfølging, innfordring og regnskap skal fungere som én sammenhengende prosess, er reskontroen selve motoren i flyten.

Norsk næringsliv er blant de beste i verden på effektiv og digital fakturering. Men det er ikke nødvendigvis her de største gevinstene ligger. For mange selskaper er det store gevinster å hente når hele livsløpet fra faktura til betaling håndteres som én sammenhengende arbeidsflyt. Kjernen i denne utviklingen er en integrert og kontinuerlig operativ salgsreskontro.

Vi dykker ned i hvorfor salgsreskontroen spiller en sentral rolle i sømløs fakturahåndtering, hva man kan oppnå av å outsource reskontroen, i tillegg til å vise hvordan riktig oppsett kan hjelpe med å redusere manuelt arbeid og gi mer strategisk kapasitet i økonomifunksjonen.

Fra fragmenterte løsninger til én sammenhengende flyt

I mange større selskaper er fakturaprosessen fortsatt fordelt mellom interne økonomiteam og eksterne samarbeidspartnere. Det kan bety flere systemer, oppdelte arbeidsprosesser og begrenset oversikt, og dermed mer manuelt arbeid, forsinkelser i registrering av innbetalinger og mindre innsikt i kundenes betalingsatferd.

En mer moderne tilnærming til fakturahåndtering erstatter denne fragmenteringen med én integrert arbeidsflyt, der fakturering, oppfølging av betalinger, purring, innfordring og regnskap henger sammen gjennom én plattform og leverandør.

I midten av prosessen er en automatisert salgsreskontro.

– I moderne fakturahåndtering henger alt sammen og kan tilpasses. Du kan ha forskjellige prosesser etter kundegrupper, følge utviklinger i sanntid og samtidig ha full kontroll, også når man outsourcer betalingshåndteringen. Mange av kundene våre sier faktisk at de har fått bedre kontroll enn tidligere, sier Kati Ullgrén, konsernsjef for regnskapstjenester i Ropo.

Salgsreskontroen som motor

I Ropo One® kjører salgsreskontroen i bakgrunnen og fungerer som en motor for hele fakturaflyten.

Bak kulissene håndterer den:

Overvåking av forfallsdatoer og betalingatferd
Setter i gang tiltak og neste steg i prosessen automatisk
Allokering av betalinger som kommer inn
Matcher midler til utestående fordringer – selv når noe av betalingsinformasjonen mangler

Samtidig holdes kundens eget ERP-system kontinuerlig oppdatert, slik at virksomheten alltid har full oversikt uten behov for manuell oppfølging.

Betalingsbehandlingen i Ropo One® har i dag en automatiseringsgrad på 99 prosent, blant annet takket være avanserte funksjoner for matching av innbetalinger.

Automatiseringen gjør at innbetalinger behandles raskt og korrekt, samtidig som prosessene kan tilpasses ulike kundegrupper. Når noe ikke kan håndteres automatisk, for eksempel en uklar innbetaling eller et avvik, tar Ropos reskontrospesialister over.

– – De største effektivitetsgevinstene oppnås når fakturaflyten oppdateres i sanntid. Da kan vi automatisere mer av betalingsbehandlingen og se prosessen som én helhet. Det gir bedre grunnlag for effektivisering, også på tvers av nordiske markeder eller i et globalt oppsett, sier Ullgrén.

En av reskontroekspertene våre er Frode – les om hans arbeidshverdag og hvordan han sikrer betalingsflyten i Ropo One

Sanntidsdata gir forretningsverdi

Salgsreskontroen håndterer det mest detaljerte nivået og tar for seg faktura for faktura og kunde for kunde. Den holder oversikt over hva som er fakturert, hva som er betalt, hva som fortsatt er utestående, og hvordan betalingene utvikler seg opp mot avtalte betalingsbetingelser.

Fordi Ropo One® er integrert med kundens økonomisystemer, oppdateres dataene kontinuerlig. Slik blir regnskapsføringen korrekt, og beslutningsgrunnlaget blir sterkere. Den operative og strategiske innsikten gjør det mulig å:

Identifisere sene betalere blant kundene dine tidlig
Tilpasse kreditt- og inkassotiltak proaktivt
Forbedre prognoser og risikohåndtering

De samme dataene går også direkte inn i regnskapet. Ropo One® gir strukturert og etterprøvbart grunnlag til hovedboken, slik at det er samsvar mellom den operative prosessen og den finansielle rapporteringen, uten behov for manuell avstemming.

Se hvordan Ropo gjør en fragmentert fakturaprosess om til én effektiv flyt som bidrar til raskere kontantstrøm. Artikkelen fortsetter under videoen.

Sammenhengende fakturaprosesser gir bedre økonomistyring

Når fakturering, betaling, oppfølging og regnskap henger sammen, blir fakturaprosessen mer enn bare en administrativ oppgave. Automatisering og sanntidsdata reduserer behovet for manuelt arbeid, gir bedre oversikt over betalinger og gjør det enklere å følge opp avvik og utestående krav.

For økonomifunksjonen betyr det mindre tid brukt på å holde prosessene i gang og mer kapasitet til å analysere, planlegge og følge opp virksomheten. Samtidig gir en mer effektiv fakturaflyt bedre kontroll på kontantstrømmen.

Det er derfor salgsreskontroen spiller en viktig rolle. Når den fungerer som en integrert del av hele fakturaflyten, kan virksomheten automatisere mer, få bedre oversikt og bruke ressursene der de skaper mest verdi.

Kati Ullgrén

Group Head of Accounting Services

Espen Dahl Andersen

Head of Revenue & Growth

Om Ropo

Ropo er Nordens markedsleder og pioner innen fakturalivssyklus og fakturateknologi. Vi hjelper virksomheter med å samle og effektivisere alle fakturaprosessene i én plattform, med full oversikt og bedre kontroll. Ropo har over 10 000 kunder i Finland, Sverige, Norge og Danmark.