De skjulte kostnadene ved fragmentert økonomirapportering

For mange økonomiavdelinger betyr månedsslutt å hente betalingsdata fra ett system, avstemme mot et annet, finne ordre- og leveranseinformasjon i et tredje og til slutt samle alt i en rapport som faktisk kan brukes. Prosessen fungerer, men den har kostnader ved seg som sjelden blir synlig i rapportene.

Fragmenterte prosesser for økonomirapportering blir ofte sett på som en naturlig del av økonomifunksjonen. Månedsavslutningen tar gjerne noen dager, avstemmingene krever manuelle regneark, og den komplette oversikten tar tid. Hos Ropo ser vi mønsteret gå igjen hos økonomiteamene i både store og små virksomheter, men vi tror mye av ekstraarbeidet knyttet til rapportering kan elimineres.

Når data er spredt, blir innsikten det også

Utfordringen er sjelden mangel på data. De fleste virksomheter har mer økonomidata enn de klarer å utnytte. Problemet er som regel at informasjonen ofte er fordelt på flere systemer: fakturering i én løsning, reskontro i en annen, inkasso et tredje sted og rapportering i enda et system.

For økonomimedarbeidere betyr det tidkrevende manuelt arbeid som kunne vært brukt på analyse. For controllere innebærer det avstemmingsprosesser som er mer tidkrevende og mer utsatt for feil enn nødvendig. For CFO-er og andre i økonomiledelsen betyr det at oversikten over kontantstrøm, betalingsrisiko og kundenes betalingsatferd blir forsinket og er satt sammen fra ulike datakilder som ikke alltid stemmer helt overens.

Kostnadene som sjelden blir synlige

Fragmentert rapportering skaper kostnader som ofte går under radaren, nettopp fordi de ikke fremkommer som én tydelig kostnadspost.

Den første er tidsbruk. Hver time som brukes på å hente, sammenstille og kontrollere data, er en time som ikke brukes på å proaktive tiltak som gagner virksomheten. For mange økonomiavdelinger utgjør det en betydelig del av kapasiteten rundt månedsslutt.
Den andre er tregere beslutninger. Når utviklingen i DSO, betalingsforsinkelser og aldersfordeling på utestående fordringer først blir synlig etter flere manuelle steg, blir det vanskeligere å handle tidlig. Betalingsutfordringer som kunne vært fanget opp tidlig, utvikler seg lettere til inkassosaker, som innebærer direkte konsekvenser for arbeidskapitalen.
Den tredje er økt kompleksitet i systemlandskapet. Flere løsninger betyr flere integrasjoner, flere leverandører, flere avtaler og flere potensielle feilkilder. Den administrative belastningen bygger seg gradvis opp, selv om den sjelden er synlig.

Hva endrer seg med samlet rapportering?

Å samle rapporteringen gjør både dagens prosesser raskere, og øker mulighetsrommet som rapporteringen kan føre til.

Når hele fakturalivssyklusen er samlet på én plattform, oppdatert daglig eller i sanntid, blir rapporteringen mer effektiv og tilgjengelig. Månedsavslutningen blir mer forutsigbar, og risiko knyttet til betalinger blir synlig tidligere. Økonomiteamet kan bruke mindre tid på å samle data og mer tid på analyser og anbefalinger som skaper verdi for virksomheten.

Hos Ropo er samling av data og analyser utgangspunktet for hvordan vi jobber med finansiell rapportering. Rapporteringsfunksjonene i Ropo One® er integrert direkte i plattformen og gir tilgang til ferdige rapporter gjennom hele prosessen fra faktura til betaling. Det inkluderer fakturadistribusjon og fakturaoversikter til betalingskontroll og regnskapsavstemming. Alle rapporter kan eksporteres til strukturerte CSV- eller Excel-filer, og integrasjoner sørger for at data også er tilgjengelig i egne systemer på kundesiden.

For mer inngående analyser, bygger Ropo OneView® videre på rapporteringsfunksjonene med kontinuerlig oppdaterte dashbord for blant annet DSO, betalingsatferd, utestående fordringer og kontantstrøm.

For virksomheter med behov for avansert risikovurdering og kontantsprognoser utvider Ropo OneView® Pro analysefunksjonaliteten ytterligere med kredittinnsikt og AI-drevne prognoser på betalinger og kontantstrøm.

Ropo OneView®: Hvordan full oversikt gir bedre prognoser og økonomiske beslutninger

Ropos rapporteringsløsninger tilpasset ulike behov

Rapporteringsfunksjonene Ropo One® som allerede er inkludert i plattformen

Ferdige rapporter som dekker hele fakturaløpet, inkludert leveringsstatus, fakturaoversikter, betalings- og avstemmingsrapporter, åpne fordringer, regnskapsrapporter og vår tjenestefakturering. Rapportene oppdateres daglig, kan filtreres fleksibelt og eksporteres til CSV eller Excel med opptil én million rader.

Ropo OneView® for mer avansert analyse

Kontinuerlig oppdaterte KPI-dashbord for overvåking av kontantstrøm, DSO, betalingsatferd og aldersfordeling på fordringer. Utviklet for controllere og økonomiledelse som trenger strategisk innsikt i tillegg til operasjonelle data.

Ropo OneView® Pro for risiko og prognoser

Utvider OneView med kredittanalyse og prognoser for virksomheter som ønsker dypere innsikt i betalingsatferd, kredittrisiko og fremtidig kontantstrøm.

Ropo One®: API og datatjeneste

Integrasjoner mellom Ropo One® og kundens egne systemer sikrer at fakturadata alltid er oppdatert. Dataleveransetjenesten gjør det enkelt å overføre rapporteringsdata til egne analyse- og rapporteringsverktøy.

Lær mer om tjenestene våre >>

Fra reaktiv til proaktiv økonomistyring

Fordelene ved å samle analyse- og rapporteringsverktøyene er mindre manuelt arbeid, raskere månedsavslutning og færre feil. Men den kanskje største gevinsten er at økonomifunksjonen kan jobbe mer proaktivt når oppdaterte data alltid er tilgjengelige.

Controllere kan bruke tiden på analyser fremfor datainnsamling, økonomiteam kan identifisere betalingsutfordringer tidlig, økonomiledelsen får et mer presist beslutningsgrunnlag basert på oppdaterte data – ikke informasjon som er satt sammen fra flere ulike kilder.

Fragmentert rapportering er en strukturell begrensning som gjør økonomifunksjonen mindre effektiv. Kostnadene den skaper i tid, beslutningsgrunnlag og arbeidskapital er reelle, selv om de ikke alltid er synlige.

Les mer om rapporteringsfunksjonene i Ropo One

Strømlinjeform fakturaprosessene hos Ropo

Vi i Ropo er nordisk markedsleder innen fakturalivssyklus og fakturateknologi. Vi hjelper over 11 000 nordiske bedrifter med å samle og strømlinjeforme alle fakturaprosesser for å skape en sømløs arbeidsflyt gjennom hele verdikjeden, som gir forbedret kundeopplevelse, økt intern kontroll og økt kontantstrøm. Alt i én og samme oversiktlige teknologiplattform som følger fakturaflyten fra utsendelse til betaling.

Lær mer om tjenestene våre