Slik fikk Nordvest Nett full kontroll på fakturaløpet med Ropo

Nettselskapet Nordvest Nett ryddet opp og moderniserte hele fakturaflyten. Slik oppnådde de automatiserte og strømlinjeformede fakturaprosesser som ga raskere betalinger, bedre oversikt og frigjorde kapasitet på kundesenteret.

Nordvest Nett er et nettselskap i Møre og Romsdal med ca. 16 500 kunder og en omsetning på ca. 170 millioner kroner. De litt over 40 ansatte håndterer drift og vedlikehold av strømnettet i kommunene Vestnes og Haram og områdene Skodje, Ørskog og Stordal, i tillegg til å utføre administrative funksjoner som fakturering, kundedialog og oppfølging av regulatoriske krav.

– Vi er et lite team med et bredt og samfunnskritisk ansvar. Derfor er vi avhengige av effektive og moderne systemer som gir oss kontroll og minst mulig friksjon i arbeidshverdagen, sier Kristin Bergheim, leder for kundesenteret hos Nordvest Nett.

Røsket opp i gamle systemer og rutiner

For bare noen få år tilbake var flere av kjerneprosessene hos Nordvest Nett preget av manuell oppfølging. Energimontører ute i felt jobbet med papirskjemaer, og kundesenteret håndterte blant annet stengelister manuelt.

– Mye hang igjen fra gamle dager. Vi hadde flere prosesser som i praksis var papirbaserte, sier Bergheim.

Behovet for modernisering krevde frem et omfattende digitaliseringsprosjekt innen både drift og økonomi.

For fakturarutinene var systemlandskapet fragmentert. Ulike leverandører håndterte fakturadistribusjon, eFaktura og innfordringsløp, og mye av oppfølgingen måtte koordineres manuelt. I tillegg gikk en større andel av fakturaene ut som post og ikke digitalt.

– Vi ønsket bedre oversikt, mindre manuelt arbeid og mer robuste driftsrutiner. Det handlet like mye om kontroll som effektivitet, sier Bergheim.

Samlet prosessene hos én aktør

For å få én helhetlig løsning fra faktura til betaling, inngikk Nordvest Nett og Ropo i 2022 et samarbeid om en Unify-modell i teknologi- og fakturaplattformen Ropo One™. Plattformen og løsningen samlet alt av fakturadistribusjon, fakturaoppfølging, påminnelsesrutiner, innfordring og analyseverktøy i ett system, der Ropo One™-plattformen er tett integrert med Nordvest Netts KIS-system Hansen.

– Hovedgrunnen for at vi valgte Ropo var at vi kunne samle flere tjenester hos én samarbeidspartner. Og det å få speiling av reskontro integrert og å kunne sette ut deler av kundekontakten var veldig viktig og nyttig, sier Bergheim.

Målbare resultater i økonomiflyten

Endringene har også gitt tydelige utslag i nøkkeltallene. Nordvest Nett har styrket kontantstrømmen og har siden starten av 2024 redusert gjennomsnittlig/faktisk kredittid (DSO) med 1,8 dager.

Betalingsforsinkelsene blant kundene har siden implementeringen vært minimale og andelen til purringer inkasso har gått sakte men sikkert ned de siste to årene. Samtidig ligger løsningsgraden stabilt høyt svært tett oppunder 100 prosent, og en stadig større andel av fakturaene sendes digitalt. I tillegg kommer tidsbesparelsen for Nordvest-teamet.

– Vi har fått bedre flyt i hele prosessen som gjør at vi får inn pengene raskere, har bedre oversikt og bruker mindre tid på oppfølging. At vi slipper å sitte med manuelle rutiner og tidkrevende enkeltoppgaver, frigjør tid og ressurser til andre og mer verdiskapende oppgaver, sier Bergheim.

Tydeligere rollefordeling og avlastning for kundesenteret

Som leder av kundesenteret har Bergheim sett flere fordeler av samarbeidet og av å sette ut fakturarelatert kundeservice. Nordvest Netts sterke lokal tilstedeværelse har også håndteringen av kundedialog vært en viktig del av endringen.

– Vi kjenner jo mange av kundene våre ganske nært. Det kan gjøre det krevende å håndtere saker knyttet til betaling og stenging, sier Bergheim.

Ved at Ropo håndterer store deler av denne dialogen, har Nordvest Nett fått en tydeligere rollefordeling.

– Det gjør det enklere å håndtere sakene profesjonelt, samtidig som det avlaster oss internt, sier hun.

Samtidig har nettselskapet fått økte regulatoriske krav, som både har økt arbeidsmengden internt for Nordvest Nett, og mengden henvendelser fra kunder.

– Vi får flere henvendelser enn før, blant annet knyttet til strømstøtte og Norgespris. Det stiller høyere krav til både systemer og kapasitet, så å ha en tydelig og god arbeidsdeling på henvendelser mellom oss og Ropo har vært en stor styrke.

Kombinerer automatisering og menneskelig kontroll

En av de største forbedringene har vært automatiseringen og digitaliseringen av oppfølgingsløpet ut mot kunder.

– Nå går det bare automatisk, og det har gjort arbeidet betydelig enklere. Vi sendte også mye papirfakturaer, mens nå er digitalandelen vår på et godt og stadig økende nivå, forklarer Bergheim.

Samtidig stilles det strenge krav til individuell behandling, særlig i stengeprosesser ved uteblitte betalinger.

– Vi kan ikke automatisere alt. Hver sak må vurderes individuelt før stenging. Det er et viktig ansvar vi har, og det vil alltid kreve manuell kontroll. Men veien frem til menneskelig vurdering har blitt veldig sømløs.

«Vi er et lite team med et bredt og samfunnskritisk ansvar. Derfor er vi avhengige av effektive og moderne systemer som gir oss kontroll og minst mulig friksjon i arbeidshverdagen«

Økt innsikt og kontroll med innebygd analyseverktøy

Gjennom å ha all faktura- og betalingsdata i Ropo One-plattformen, muliggjør den innebygde analysemodulen Ropo OneView enkel dataanalyse for både strategisk og operative behov.

Som en del av Unify-løsningen bruker Nordvest Nett OneView aktivt for å følge utviklingen i nøkkeltall og betalingsatferd hos kunder. Verktøyet gir løpende oversikt og visuelle dashboards over blant annet faktisk kredittid (DSO), innbetalinger, løsningsgrad, kundeservice-KPI-er og betalingshistorikk.

– Analyseverktøyet lar oss enkelt følge med på utviklingen og ha kontroll på ulike nøkkeltall. Det gir oss bedre innsikt og gjør det enklere å identifisere hvor vi kan forbedre oss videre, sier Bergheim.

– Kort vei til hjelp

Nordvest Nett var Ropos første energikunde i Norge, og samarbeidet har utviklet seg i takt med både behov og løsninger.

– Det har vært en utviklingsreise der vi sammen har funnet løsninger underveis. I dag er samarbeidet godt strukturert, med tydelig oppfølging og kort vei til hjelp når vi trenger det, sier Bergheim.

Hun trekker særlig frem Customer Success Manager Mads Hvorup som en viktig kontaktperson i det daglige.

– Mads er veldig tilgjengelig og løsningsorientert, og følger oss tett opp i hverdagen. Det gir en trygghet, sier hun.

Les mer om Mads og hans arbeidshverdag

Nordvest Nett

Nordvest Nett er et regionalt nettselskap eid av kommunene Vestnes, Ålesund og Fjord, og har ansvaret for strømnettet i kommunene Vestnes og Haram, samt de gamle kommunenne Skodje, Ørskog og Stordal på Sunnmøre. I tillegg til ansvaret for strømnettet arbeider nettselskapet med planlegging, utbygging, drift og vedlikehold av kritisk infrastruktur for strømforsyning.

Til Nordvest Netts nettsider

Ropo

Ropo er nordisk markedsleder innen fakturalivssyklus og fakturateknologi. Vi hjelper over 11 000 nordiske bedrifter med å samle og strømlinjeforme alle fakturaprosesser for å skape en sømløs arbeidsflyt gjennom hele verdikjeden, som gir forbedret kundeopplevelse, økt intern kontroll og økt kontantstrøm. Alt i én og samme oversiktlige teknologiplattform som følger fakturaflyten fra utsendelse til betaling.

Lær mer om fakturatjenestene våre