Logg inn
Logg innI et konkurranseutsatt og raskt skiftende energimarked i Norden tenker strøm- og nettselskaper nytt om fakturaprosesser. Med store fakturavolumer, bransjespesifikke reguleringer og økende kundeforventninger, tar energiselskaper i bruk automasjon og smarte fakturaløsninger for å effektivisere driften, styrke kontantstrømmen og gjøre betaling enklere.
I Norden er Ropo markedsledende innen fakturateknologi og fakturalivssyklus, med en svært sterk posisjon innen energi- og strømmarkedet. Blant de nordiske kundene våre er VENI Metering, Elify-konsernet (Cheap Energy, Kilden Kraft, Bærum Energi), norske Bodø Energi, Skandia Greenpower, Klarkraft, Nordvest Nett og Føie. I Sverige samarbeider vi med store aktører som Storuman Energi og Nordic Green Energy og i Finland håndterer vi fakturaprosessene til blant annet Caruna, Elenia, Lumme Energia og Hehku Energia.
Vi har sett fem grep som går igjen hos energiselskapene vi samarbeider med som alle er med på å effektivisere fakturaprosessene, redusere ressursbruken internt og øke kontantstrømmen.
1) Samle arbeidsflytene for effektivitet og kontroll
Tradisjonelt har fakturaflyten vært avhengig av flere partnere og interne systemer, ofte to til fire ulike plattformer med komplekse integrasjoner. Systemfragmenteringen skaper unødvendig friksjon, svekker prognosenøyaktighet og begrenser innsikten.
Med plattformen vår Ropo One™ samler vi hele løpet fra faktura til betaling i én løsning. Plattformen dekker alt fra fakturadistribusjon og betalingsoppfølging til automatiserte purringer, «soft» betalingsvarsler og inkassoaktiviteter. Det gir færre manuelle prosesser og bedre kontroll på kontantstrømmen.
«Å samle all fakturainformasjon og rutiner på ett sted har forbedret og effektivisert prosessene våre, i tillegg til å gi betydelige kostnadsbesparelser», sier Lars Gunnar Abusdal, CFO i Skandia Greenpower.
Både Abusland og Bodø Energi-direktør Ole Angellsen trekker frem hvordan den operasjonelle kontrollen har blitt styrket av å redusere antallet partnere og systemer.
«Vi setter stor pris på å ha fakturadistribusjon, håndtering av kundefordringer og innfordring samlet i ett system. Det har fjernet friksjonspunkter og optimalisert prosessene våre. Vi bruker nå langt mindre tid på administrativ oppfølging – driften flyter sømløst», sier Angellsen.
2) Bygg på bransjeekspertise
Teknologi alene løser imidlertid ikke alt. Vellykkede kundeimplementeringer kombinerer teknologikompetanse med bransjekunnskap.
Ropo håndterer årlig rundt 50 millioner energirelaterte fakturaer på tvers av Finland, Sverige og Norge, og har i løpet av de siste årene blitt ledende innen den nordiske energibransjen.
«Ropos sterke erfaring i energisektoren skapte tillit fra start. I tillegg var modellen med én leverandør for fakturering og kundefordringer helt ny for oss og viste seg raskt å være svært effektiv», sier kundeansvarlig Sanna Turunen i Caruna.
Utover teknologi verdsetter mange selskaper å samarbeide med partnere som forstår langsiktige vekstambisjoner og kan tilpasse løsninger deretter.
«Vi ser mer på Ropo som en partner enn en leverandør. Det er en lagfølelse som gjør at vi drar i samme retning og det er avgjørende for et vellykket prosjekt», sier fakturaansvarlig Jerry Ådén i Storuman Energi.
3) Automatiser med presisjon
Nordiske energiselskaper håndterer store fakturavolumer hver måned på tvers av ulike kundesegmenter, samtidig som de må oppfylle strenge bransjekrav med blant annet stengningsprosedyrer ved ubetalte fakturaer, brannsikkerhetskontroller i gjeninnkoblingsprosesser og tilpassede løp ved sen betaling med sesongvariasjoner.
Regulatoriske krav gjør bildet mer komplekst: vinterbegrensninger for strømstengning, pålagte forhåndsvarsler før eventuelle utkoblinger og andre bransjespesifikke protokoller må tilpasses i alle arbeidsflyter.
Disse bransjespesifikke tilpasningene har vi bygget inn i Ropo One. Teknologiplattformen automatiserer hele livsløpet fra fakturaen sendes ut i kundens foretrukne kanal, til betalingsoppfølging, betalingsbehandling og tilpassede løp for sen betaling, inkludert SMS-varsler, purringer, stengningsvarsler og inkassoaktiviteter.
«Vi har rett og slett ikke ressurser til manuelle prosesser og feil. Nå er alt automatisert og strømlinjeformet – fakturaer når frem, betalinger blir riktig allokert, og vi har spart betydelig intern tid.», sier Angellsen i Bodø Energi.
Avansert automasjon gir både tidsbesparelser og innebygde regler for å oppfylle bransjespesifikke krav og lovverk, samtidig som kundeopplevelsen ivaretas.
4) Sett kundereisen i sentrum
Til syvende og sist er det kvaliteten på kundeopplevelsen som står i sentrum for selskaper som selger en så standardisert vare som strøm og energi.
«Energiselskaper vil sikre at uansett hva som skjer så får kundene konsekvent høy servicekvalitet», sier Ropos Head of Revenue and Growth, Espen Dahl Andersen.
«Det krever solide selvbetjeningskanaler, flerspråklig støtte, lange åpningstider og sømløs integrasjon mellom deres kundeplattformer og våre løsninger og datapunkter. Dette er typiske prioriteringer vi ser i sektoren», sier han.
Dahl Andersen sier selskaper i bransjen bør gjøre det så kundesentrisk som mulig. Konkrete tiltak kan være å se på hvordan kundene foretrekker å betale, å gjøre betalingsprosessen så friksjonsfri som mulig, at betalingslenker og QR-koder brukes effektivt og at kundene enkelt finner igjen fakturaer eller kan be om betalingsavtaler.
«Med Ropo føler vi at vi kan stole på at prosessene for fakturering og kundefordringer håndteres riktig og at verktøyene og tilleggstjenestene deres alltid ligger i forkant. Samarbeidet har vært smidig fra start», sier administrasjonsansvarlig Maria Hattunen i Hehku Energia.
5) Oversikt og transparens i prosesser og prising
For store selskaper er det et betydelig steg å endre noe så forretningskritisk som fakturering. En helhetlig gjennomgang av alle fakturarelaterte arbeidsflyter med en profesjonell partner kan være en øyeåpner og avdekke nye forbedringsmuligheter for økonomiavdelinger.
Moderne verktøy er bygget for heldigitale prosesser og åpner for mer automasjon og transparens. Med avansert automasjon og sanntidsdata/-analyse kan økonomiavdelingen flytte fokuset bort fra rutineoppgaver til mer verdiskapende arbeid. I Ropo One er analyseverktøyet OneView innebygget i plattformen og sikrer oversikt over alle relevante KPI-er.
«Ropo OneView er et svært funksjonelt verktøy for oss. Det hjelper oss å oppdage endringer i betalingsadferd og forutse betalingsforsinkelser eller finansiell risiko. I OneView er det også enkelt å følge med på at Ropos kundeservice dekker kundenes behov», sier Turunen i Caruna.
«Ropos analyseverktøy gir økonomifunksjonen vår internt langt bedre innsikt i finansielle prosesser og kundeoppfølging», sier Abusdal i Skandia Greenpower.
Når alle fakturarelaterte arbeidsflyter samles, løftes rapportering og prognostisering til et nytt nivå – med bedre oversikt og kontroll. Økonomiteam får større transparens gjennom hele faktura- og betalingsprosessen, og kan lettere identifisere forbedringsmuligheter: justere fakturafrekvens, styrke kredittpolicyer og veilede kunder mot digitale kanaler som reduserer betalingsforsinkelser.
Én plattform for full kontroll
Energisektoren har vært i front når det gjelder å se mulighetene i helhetlige finans- og fakturaprosesser. Når alt fra fakturering til betalingsoppfølging og kundekommunikasjon samles i én plattform, frigjøres både tid og kapital og selskaper står bedre rustet for å vokse.
Ropo er markedsleder innen faktureringsteknologi og fakturalivssyklus. Vi hjelper over 11 000 nordiske selskaper med å samle og strømlinjeforme hele løpet fra faktura til betaling.
Lær mer om Ropo og våre tjenester
Ropo er nordisk markedsleder innen faktureringsteknologi, som gjennom innovative løsninger følger fakturaen gjennom hele livssyklusen. Vi hjelper over 11 000 nordiske bedrifter med å samle og strømlinjeforme alle fakturaprosesser for å skape en sømløs arbeidsflyt gjennom hele verdikjeden, som gir forbedret kundeopplevelse, økt intern kontroll og økt kontantstrøm. Alt i én og samme oversiktlige plattform – Ropo One.
Kontakt oss, så finner vi sammen ut hvordan løsningene våre kan skape smidigere prosesser for din virksomhet.
Aktuelt
Slik optimaliserer nordiske energiselskaper fakturaprosesser: Fem strategier fra kundene våre
Les mer
Aktuelt
Digital selvbetjening av betalingsspørsmål blir viktigere for norske sluttkunder
Les mer
Aktuelt
Hva sluttkundene mener om oss: Innsikt fra Ropos årlige kundeundersøkelse
Les mer
Aktuelt