Logg inn
Logg innFaktureringsprosesser er kjernen i enhver virksomhet. Likevel baserer mange seg på manuelle og fragmenterte prosesser som skaper ineffektivitet, økte kostnader og treg kontantstrøm. Når virksomheter vokser og skal skape konkurransefortrinn, er ikke spørsmålet om man skal automatisere faktureringsprosessene, men også hvor det gir mest verdi.
Hos Ropo har vi innført automatiseringsløsninger i tusenvis av nordiske virksomheter og hjulpet kundene våre med å forenkle og strømlinjeforme økonomiprosesser. Hvor man skal starte og hvilke automeringsmuligheter som gir størst effekt, er etter hvert Jyri Leinonen, Head of Implementations i Ropo-konsernet blitt ekspert på.
– Oppdraget vårt er enkelt. Vi tar hånd om de komplekse automasjonsdefinisjonene, slik at kundene slipper. Fra start bygger vi prosesser som sikrer at automatiseringen gir målbare resultater, sier Leinonen.
Start med datavalidering
Det første steget er å sikre at fakturadata er korrekte. Når feil eller mangelfulle data kommer inn i prosessen, skaper det mer manuelt arbeid senere.
– Vi ønsker aldri å håndtere fakturadata manuelt. Systemene våre sørger for at dataene blir riktige og komplette fra starten av, sier Leinonen og legger vekt på at et godt grunnlag gir en sømløs prosess og en bedre opplevelse for sluttkunden.
Fire områder som gir rask effekt
Automatisering kan innføres gradvis. Det er typisk disse fire områdene som gir størst umiddelbar verdi:
Fakturagenerering og distribusjon. Automatisert opprettelse og utsendelse av fakturaer eliminerer manuelle feil og sikrer at fakturaene når riktig mottaker via deres foretrukne kanal.
«Ropo One™-systemet vårt sender fakturaer gjennom flere kanaler i mange land, og tilpasser seg lokale preferanser og krav automatisk», forklarer Leinonen.
Betalingsoppfølging og avstemming. Automatisert betalingskontroll og avstemming reduserer manuelt arbeid dramatisk. I stedet for å bruke uker på månedsslutt kan systemet gi sanntidsoversikt og automatisk oppdatere reskontro.
«Finansavdelinger kan forvente oppdaterte transaksjonsdata neste morgen, noe som gir raskere månedsavslutning,» sier Leinonen.
Purringer og innfordring. Automatiserte påminnelser og innkrevingsprosesser gir pålitelig og punktlig oppfølging uten manuelt arbeid.
«Tilpassede løp for sen betaling gir raskere kontantstrøm og og en god sluttkundeopplevelse,» kommenterer Leinonen.
Rapportering og analyse. Automatisert rapportering gir umiddelbar innsikt i nøkkeltall, og hjelper finansavdelingen med å ta bedre beslutninger.
«Sømløse prosesser med innebygget rapportering og data er avgjørende for suksess. Datadrevne beslutninger er kritiske,» sier Leinonen.
Forutsigbarhet gjennom standardisering
I tillegg til å øke effektiviteten, kan fakturaautomatisering også gi standardiserte prosesser som sikrer jevn kvalitet og en bedre kundeopplevelse.
– Når prosesser er automatiserte, skjer de likt hver gang. Det gir forutsigbare og pålitelige resultater. Samtidig kan løsningene våre tilpasses slik at viktige kunder får særskilt oppfølging, mens resten håndteres effektivt i bakgrunnen. sier Leinonen.
Implementeringsteamet sikrer gode prosesser gjennom prosjektløp som typisk varer 3–5 måneder, fra oppstart og datavalidering til teknisk implementering, testing og go-live.
– Vi etablerer automasjonsregler for avstemming av betalinger, kredittstyring, purringer og rapportering fra start, der vi sikter på høyest mulig automatiseringsgrad allerede fra oppstart.
Bransjespesifikk ekspertise gir forskjellen
Fleksibilitet handler også om å tilpasse seg bransjer og forskjellig bransjepraksis, ikke bare enkeltkunder. Ulike sektorer har spesifikke krav og regulatoriske rammer som må ivaretas.
– Nesten alle bransjer har etablerte og regulerte måter å håndtere betalingskontroll på. For eksempel må strøm-/energiselskaper kunne koble betalingskontroll sammen med frakoblingsprosesser, mens medieselskaper gjerne stanser abonnement ved manglende betaling. Slik bransjekunnskap gir konkurransefortrinn ved at man vet hvordan automatisering kan tilpasses regulatoriske krav og samtidig brukes til å skape best effekt, sier Leinonen.
– Vær fremoverrettet og bygg for vekst
En vanlig feil som prosjektteamet har merket seg er at kundene prøver å automatisere nøyaktig slik prosessen ser ut i dag.
– Jeg vil heller oppfordre ledelsen til å spørre hvordan vi kan gjøre dette bedre. De som kun kopierer gamle prosesser, mister de største gevinstene.
Med automatisering kan også økonomiavdelingen håndtere et større volum uten å måtte øke bemanningen. Ressurser frigjøres til mer verdiskapende arbeid, og selskapet kan vokse uten at kostnadene i backoffice øker.
Klar for å løfte fakturaprosessene?
Ropo One™ automatiserer hele faktureringsløpet – fra opprettelse og distribusjon til betalingsoppfølging og innkreving. Løsningen gir bedre kontantstrøm, mindre manuelt arbeid, standardiserte prosesser og full innsikt i virksomhetens fakturering.
Om Ropo
Ropo er nordisk markedsleder innen faktureringsteknologi, som gjennom innovative løsninger følger fakturaen gjennom hele livssyklusen. Vi hjelper over 11 000 nordiske bedrifter med å samle og strømlinjeforme alle fakturaprosesser for å skape en sømløs arbeidsflyt gjennom hele verdikjeden, som gir forbedret kundeopplevelse, økt intern kontroll og økt kontantstrøm. Alt i én og samme oversiktlige plattform.
Lær mer om Ropo og våre tjenester
Gjennom teknologiplattformen vår Ropo One™ utvikler vi helhetlige automatiseringsløp for hele faktureringsflyten – fra opprettelse og distribusjon til betalingsoppfølging og innfordring. Plattformen vår bidrar til bedre kontantstrøm, mindre manuelt arbeid, standardiserte prosesser og full innsikt i fakturaflyten.
Kontakt oss, så finner vi sammen ut hvordan automatisering kan skape smidigere prosesser for din virksomhet.
